American Express Global Business Travel (Amex GBT) on laatinut laajan, globaalin selvityksen tapahtumien ja kokousten toteutumisen näköaloista. Tutkimus tehtiin toimialan intresenttien haastatteluilla ympäri maailman. Asiaa puitiin myös Amex GBT:n asiakastilaisuudessa tammikuisilla Matkamessuilla.
Suurin osa eli 2/3 haastatelluista uskoo työelämän live-tapaamisten palautuvan ennalleen yhden tai kahden vuoden kuluessa. Osallistujamäärien tapahtumissa ennustetaan kasvavan, eniten jopa yritysten sisäisissä tapahtumissa ja kokouksissa, seuraavaksi tuotelanseerauksissa ja kolmanneksi yritysten ulkopuolisissa tiloissa pidettävissä pienimuotoisissa tilaisuuksissa. Hybridi arvioidaan jatkossa vain varavaihtoehdoksi.
”Suomessa tilanne näkyy siten, että tapahtumiin ilmoittaudutaan innolla, pitää varata isompi tila kuin ennen”, sanoo Amex GBT:n Nordic Sales Teamin myyntipäällikkö Asta Vento. ”Henkilöstötapahtumien osallistujamäärissä on ollut jopa 15 prosentin kasvu edelliseen vastaavaan tapahtumaan nähden. Asiakastapahtumissa no-show on kuitenkin lisääntynyt.”
”Maailmanlaajuisesti suuri osa eli 40 % vastanneista kertoi työntekijöiden toimivan osittain etänä, hybridityömallilla, 8 % jopa kaikkien työntekijöiden toimivan etänä. Yritysten sisäiset kokoukset ja tapahtumat nousivat eri puolilla maailmaa ripeiten kasvavaksi kokoustyypiksi, kun ennen pandemiaa sisäiset tapaamiset olivat monissa organisaatioissa toissijaisia. Nyt on huomattu, että paras tapa saada viestittyä yrityksen strategiaa ja arvoja ja motivoida henkilöstöä ovat henkilökohtaiset tapaamiset. Kokoukset ja tapahtumat ovat tärkeässä roolissa yrityskulttuurin rakentamisessa. Tilanne tuo tapahtumatoimialalle paljon mahdollisuuksia.”
Vastuullisuus ei ole enää pelkkä muotisana, vaan asia otetaan vakavasti. Noin 80 prosenttia vastanneista kertoi organisaationsa ottavan huomioon ympäristövastuun kokouksia ja tapahtumia suunniteltaessa. Mittaaminen ja raportointi on kuitenkin haaste. Tapahtuman päästöjen seurantaan ja mittarointiin on vaikea saada selkeitä raportteja kaikilta tapahtumaan liittyviltä toimijoilta.
Tapahtumapaikkojen, lentojen, kokoustilojen, hotellihuoneidenkin saatavuudessa on yhä rajoituksia, osin jopa myyjän markkinat.
”Aloita suunnittelu ajoissa, selvitä järjestettävän tapahtuman tavoite ja käyttävissä oleva budjetti, haasta myös vastuullisuuteen. Panostus henkilökuntaan kannattaa”, listaa Asta Vento ohjeita tapahtumien ja kokousten järjestäjille ja lupaa sparrausta ja suunnittelutyötä yhdessä asiakkaan kanssa ja apuna tuleviin tapahtumiin.”Vaikka tapahtuma olisi pitkälläkin edessä, kannattaa valmisteluihin ryhtyä ajoissa. Asiat täsmentyvät aina matkan varrella.”