Pohjoismainen liikematkustuksen ja yritysten matkahallintojen ammattiväki kokoontui teemalla Navigating Constant Change eli ’alituisessa muutoksessa luovien’ kaksipäiväiseen Nordic Business Travel Summit (NBTS) -tapahtumaan. Se pidettiin Tukholman Clarion Sign -hotellissa maaliskuun 21.-22. päivinä, 2023.
Tapahtumaan osallistui peräti 470 alan ammattilaista, kun järjestäjien odotukset ennakkoon olivat noin 350 osallistujaa. Kokousdelegaatit olivat yritysten travel managereita ja muuta yritysten matkahallinnon eli liikematkustuksen ostajapuolen väkeä. Tietenkin myös palvelutuottajien eli myyjien vahva edustus oli paikalla, monilla asiantuntijoilla ja kouluttajilla täydennettynä. Osaltaan myyjäpuolen tuki eli sponsorointi yleensäkin mahdollistaa tämän mittaluokan konferenssin. Hienoa osanottajamäärää osaltaan selittää pandemian aiheuttama, peräti neljän vuoden NBTS-tauko. Edellisen kerran NBTS kokoontui silmätysten saman katon alla Kööpenhaminassa 2019.
Yhteispohjoismaisuuden hengessä sekä osanottajat että järjestäjät edustivat Ruotsia, Tanskaa, Norjaa, Suomea ja niiden liikematkayhdistyksiä. Paikalla oli edustus myös Islannista sekä muutamista Manner-Euroopan maista ja Britanniasta sekä ainakin yksi edustaja Yhdysvalloista. Mukana olivat myös tuore eurooppalainen Business Travel for Europe (BT4Europe)- sekä maailmanlaajuinen Global Business Travel Association (GBTA) -järjestö.
NBTS:n ilmapiiri pursui iloa jälleennäkemisestä ja toimialan asettumisesta nyt jo normaalimpaan asentoon pandemian hellitettyä, vaikka kaksoiskriisin myöhempi koettelemus, Ukrainan sota yhä raivoaa Euroopan maaperällä.
Avaussanoissaan Ruotsin liikematkayhdistyksen SBTA:n toiminnanjohtaja Lotten Fowler listasi kokouspäivien teemoja ja toimintoja: kestävä kehitys, teknologia, joustavuus ja tapa ajatella uudella tavalla, travel managerin jatkuvasti muuttuva rooli ja verkostoituminen. Pohjoismaat yhdessä edustavat maailman kymmenenneksi suurinta liikematkustuksenaluetta maaailmassa, todettiin. Kokousjärjestelyjä pohjoismaisten kollegojensa kanssa emännöinneelle Lotten Fowlerille nyt toteutunut NBTS oli hänen viimeisensä. Seuraaja hänelle on jo nimitetty, ja Lotten astuu alas tehtävästään yli kahdentoista ansiokkaan toimintavuoden jälkeen. Myös Tanskassa tapahtuu vahdinvaihto, kun niinikään yli kymmenen vuotta DBTA:n toimintaa johtanut Anne-Mette Berg jättää tehtävän siirtyäkseen eläkkeelle huhtikuun 2023 jälkeen.
Kriisit kiihdyttävät innovaatioita
Tietokirjailija ja kauppatieteen tohtori Kjell A. Nordstöm pohti maailmankuvaa teemalla ”Kriisistä mahdollisuuksiin”. Hän näkee kriiseissä isoja kehitysaskeleita ja kriisin ikään kuin aikakoneena. ”Teemme asioita nopeammin. Zoomin ja Teamsin tapaiset kommunikointivälineet olisi kehitetty muutenkin käyttöön, ehkä vuonna 2030. Nyt kriisin sysääminä ne saatiin toimiviksi 10 viikossa.”
Nordström näkee kriisin opettaneen meidät pohjoismaiset ja eurooppalaiset ’amerikkalaistuneiksi’ matkustustavoissamme: ”Matkustamme enemmän omalla alueellamme, ’kotimaassa’ kuten amerikkalaiset. Pohjoismaissa olemme myös high trust ja high tec -väkeä. Se on: meillä on hyvä luottamus toisiimme, hallituksiimme, yhteiskuntamme rakenteisiin, palveluihin jne. Korkeaa teknologiaa edustaa vaikkapa se, että iPadit tyrkätään käteen niin isoäidille kuin lapsillekin. Liikkumisesta voi pian tulla yhä enemmän palvelu. Kenties pian emme enää omista autojamme, vaan otamme niitä käyttöön palveluntuottajilta silloin, kun tarvitsemme. Musiikissa tämä on jo toteutunut esim. spotifyn muodossa.” Etenkään naiset eivät näytä arvostavan hienoja, kalliita autoja, vaan kuljetuspalvelua paikasta kohteeseen, tietää Nordström.
Nordströmin mukaan kaupungit kasvavat yhä, vaikka pandemian aikana monet ajattelivat muuttoa maalle. ”Tiedämme, että naiset ovat tässäkin kehityksessä tiennäyttäjiä, vaikka emme tarkkaan tiedä, miksi.” Ehkä naisten opiskelu korreloi myös tätä: pohjoismaisista korkeakouluopiskelijoista 70 % on naisia.
Työ vielä vuonna 2010 oli jotain, mitä tehtiin tietyssä paikassa. Nyt 30 prosenttia työvoimasta voi tehdä työnsä missä tahansa ja jonkin ajan kuluttua tämä osuu voi olla jo 40-45 %. Miksi ja miten valvoa työtä? Työnjohdon tarve vähenee samalla, kun työn itseohjaavuus työntekijän itsensä voimin lisääntyy. Johtajuus muuttuu, kun emme ole yhdessä samassa paikassa.
Jakelu muutoksessa
NBTS:ssä Jesper Söderström, taustaltaan Amadeus Scandinavia, johdatteli keskustelua liikematkustuksen ja matkapalvelujen jakelun näkymistä: ”Distribution – A 360 degree view on the future landscape”. Asiakkaiden muuttuvat tarpeet ajavat muutosta, mutta muutoksen ajureita on myös arvoketjun sisällä, palvelujen tuottajissa.
Teknologia kehittyy harppauksin, NDC-teknologia uusimpana. ”Pyrkimyksenä on luoda standardi, joka mahdollistaa jakelun missä tahansa kanavassa, jota asiakas tai kuluttaja haluaa käyttää”, sanoi Söderström.
Lentoyhtiömaailmaa keskustelussa edusti Finnairin VP Global Sales & Channel Management Jenni Suomela. ”Lentoyhtiöt, matkakauppa ja yritysasiakkaat on ollut ensin vakuutettava NDC:n toimivuudesta. Tämä on tarkoittanut aivan perusasioita, mutta maaliin ollaan pääsemässä.”
NDC:ssä yritysten matkustusta on pyritty priorisoimaan. Kuitenkin NDC-standardointi ei Jenni Suomelan mukaan ole ollut ehkä aivan riittävän tiukkaa. ”Toisaalta voisimme vähentää keskustelua teknologiasta ja keskittyä asiakkaisiin”, sanoi Suomela.
Toisessa paneelissa käytiin keskustelu travel managerin alituiseen muuttuvasta roolista: Navigating the ever changing role of the Travel Manager. Nykyinen konsultti, entinen travel manager Caroline Strachan, Festive Road, valotti matkahallinnon isoa kuvaa ja myös travel managerin roolia asiakkaan ja muiden intresenttien tarpeiden ymmärtämisessä. ”Pandenia vei meiltä jotakin, mitä nyt osaamme paremmin arvostaa”, sanoi Strachan. Hän korosti ympäristön, yhteisöllisyyden ja hyvän hallintotavan vaikutuksia.
Teemaan liittyneessä keskustelussa oli mukana travel managereita kaikista pohjoismaista. Suomesta Telian Global Travel Manager Eija Kurttila totesi, että kahden vuoden matkustamattomuus on ruostuttanut myös itse liikematkustajien taitoja: ”On uudelleen lähdettävä perusasioista. Travel managerin on oltava myös hyvä kuuntelija, joka yrittää auttaa asiakkaitaan menestymään.” Hän korosti, ettei travel manager voi olla yksin, ei aina edes itsenäinen, sillä toimintaan tarvitaan mukaan koko joukko toimijoita. ”Travel management on general managerin hommaa”, sanoi Kurttila . ”On tiedettävä ainakin vähän monista asioista: strategioista, teknologiasta, viestinnästä, mutta myös johtamisesta, integraatiosta, datalukutaidosta, lainsäädännöstä, ympäristöasioista ja monesta muusta alueesta.”
Tehokasta kokoustamista
NBTS-päivien kokoustehoja vietiin uudelle tasolle ns. Breakout -sessioissa. Niissä yksi ja sama suuri kokoussali oli jaettu kolmen eri teeman käsittelyyn samanaikaisesti. Kolmelta suurelta valkokankaalta saattoi seurata samanaikaisesti eri aiheita, mutta kuulijoille jaetuista höörluureista tuli valita se äänikanava, josta saattoi seurata kerrallaan yhtä, itselleen kiinnostavinta keskustelua! Kahdesta kokouspäivästä otettiin todella irti maksimi, kun saattoi surffata samanaikaisesti jopa useammalla kanavalla. Palvelun tekninen toteuttaja oli Lyyti.
Breakout-teemoina oli mm. palvelujen designia, kestävää kehitystä, hybridityöskentelyä, matkustamisen riskien hallintaa ja tulevaisuuden matka- ja kokoushallinnon kestävien ohjelmien laatimista.
Työmatkalle asetetaan ROI – return on investment
Liikematkustuksen uutta kokemusta analysoivassa Breakout-istunnoissa CWT:n Jari Oinonen totesi: ”Liikematkustajien rutiini matkustaa ehti rapistua pandemian aikana. Siksi matkustajille keskeinen informaatio on vaatinut nyt enemmän aikaa ja panostusta. Me emme voi myöskään kätkeytyä omiin siiloihin, ei jakelun eikä muidenkaan toimintojen osalta.” Jari Oinonen asetteli liikematkustusta jopa Maslown tarvehierarkian portaisiin: ”Perustarpeiden ja turvallisuuden täytyttyä, kasvokkain tapaamiset ovat tehokkaita, aina kun ne ovat mahdollisia. Mutta liikematkan oikeutus syntyy kulloinkin sille asetetusta tarkoituksesta, ROI:sta eli matkaan tehdyn sijoituksen kannattavuudesta. Matkan on täytettävä siihen asetetut taloudelliset odotukset yritykset liiketoiminnassa.”
Seuraava NBTS-konferenssi Kööpenhaminassa
”Tukholman kokouspäivien päätteeksi luovutimme NTBS- viestikapulan eteenpäin. Tällä kerralla sen vastaanotti maailmanlaajuisen GBTA:n Catherine Logan, Regional Vice President, EMEA & APAC. Vuoden 2024 NBTS näet järjestetään Kööpenhaminassa yhteistyönä GBTA:n Euroopan-kongressin kanssa 3. – 5. marraskuuta 2024”, kertoi NBTS:n järjestelyistä Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n osalta vastannut toiminnanjohtaja Sari Viljamaa.
Kuva yllä: Tietokirjailija Kjell A. Nordström pohti tietä kriiistä mahdollisuuteen – elämää pommien, virusten ja hiilidioksidin tuolla puolen! Mukana lippulinnassa oli nyt myös Islanti, jolla oli tarkkailija Tukholman NBTS-konferenssissa.