Matkahallintoon ja liikematkustuksen kulujen hallintaan erikoistunut SAP Concur järjestää parhaillaan meneillään olevan SAP Concur Fusion-webinaarin 17.-19. maaliskuuta 2021. Avauspäivän 17.3. ensimmäisiä istuntoja oli liikematkustuksen ajankohtaisia ja tulevia näkökulmia pohtinut asiantuntijaseminaari ”Exploring the current state of travel”.
Webinaarin key-note esiintyjät olivat BCD:n Senior VP Sales Lisa McKenzie TMC- eli liikematkatoimiston edustajana, Boston Consultingin toimitusjohtaja ja Senior Partner Raj Varadarajan käytännön liikematkustajan roolissa, BritishAirwaysin (BA) Head of Distribution and Payments Rogier van Enk sekä AstraZeneca-yhtiön matkahankinnoista vastaava Kerrie Hensaw-Cox. Puhetta johti SAP Concurin VP Global Travel Strategy Brian Hace.
Liikematkustus toimii toki korona-aikanakin, todettiin alkupuheenvuoroissa, mutta keskittyy nyt todella olennaiseen, johon tarvitaan tiukemmin yrityksen johdon hyväksymistä kuin aiemmissa ’normaalioloissa’. Kaikkinaisen kommunikaation todettiin nousseen aivan avainarvoon arvaamattomaan. BA:n edustaja arvioi toiveikkaasti, että johonkin aikaan kuluvaa vuotta oltaisiin jo ainakin jonkinverran normaalimmassa tilanteessa.
Asiakashankinta jäissä
Boston Consultingin Raj Varadarajan totesi, että olemassa olleita asiakkaita on konsulttiyhtiössä pystytty palvelemaan jopa normaalisti myös koronan oloissa, mutta varsin hankalaa on ollut uusien asiakkaiden hankinta ja löytäminen vallitsevien matkustusrajoitusten vuoksi.
Tulevaisuuden suuret iskusanat ovat terveys ja turvallisuus. BA:n mukaan nämä asiat ovat olleet lentoyhtiön DNA:ssa jo tähänkin asti, mutta nyt ja jatkossa korostuvat rokotukset, testaaminen ja yhdenmukaisen terveystunnisteen, esimerkiksi IATA:n puuhaaman terveyspassin lanseeraaminen käyttöön.
”Turvallisuus on tunne ja matkustajan on voitava matkustaa levollisin mielin niin lentoasemilla, lentokoneissa kuin hotelleissakin”, sanoi Brian Hace. ”Travel managerin roolissa on pystyttävä valvomaan matkustajien liikkumista ja turvallisuutta, minne he ovat matkalla ja pääsevätkö he maahan ja myös miksi he matkustavat”, sanoi Kerrie Henshaw-Cox. Siksi kommunikaatio on avainasia! ”Rajat avautuvat ja sulkeutuvat varsin lyhyillä varoituksilla, joten esimerkiksi 14 päivän ennakkobookkauksia ei aina voida soveltaa.” Jatkossa matkahallinnon tehtävänä yrityksissä onkin tarkistaa liikematkustajan lääkinnälliset asiakirjat siinä missä tähän asti on ollut velvollisuus varmistaa tarvittavat viisumit maahan pääsyn mahdollistamiseksi. ” ’
Kerrie Henshaw-Cox, lääketehtaan travel managerin roolissa heitti ilmoille kysymyksen kongressien järjestämisestä. Milloin ja miten ollaan siellä asti ja millaisian vaatimuksin esimerkiksi rokotusdokumentaation osalta?
Luovuutta uusien toimintatapojen käyttöönottoon
BCD:n Lisa McKenzie peräänkuulutti luovuutta ja myös saatua oppia kestävän kehityksen huomioimiseksi. ”Tässä tiedonhallinnassa vakaa ja luotettava TMC-partneri on olennainen tuki.” Kenen tehtävä on valvoa liikematkustajien rokotuksia ja testauksia? ”Haluaisimme, että on yksi tietolähde,jossa on yhdessä paikassa tai tiedostossa kaikki tarvittava tieto esimerkiksi matkakohteen rokotusasioista. ” Tulisiko sen olla matkahallinnon tehtävä, jotta itse liikematkustaja voisi tuntea turvallisuutta. Tässä asiassa myös eri maiden hallitusten tulisi vetää yhtä köyttä ja samaan suuntaan, jotta kelvollinen ja kattava dokumentaatio saadaan viivytyksettä synnytettyä ja sitä voidaan myös valvoa rajanylitysten yhteydessä.
Liikematkustajalla vastuu myös läheisistään
Maailmanmatkaaja Raj Varadarajan nosti uuden näkökulman: liikematkustajan perhetaustan. Kukaan ei halua tuoda maailmalta tartuntaa kotiinsa, perheeseensä tai läheisiinsä. ”Isäni on nyt saanut rokotuksen, mikä on helpotus”, sanoi Raj.
Tunnelma SAP Concurin liikematkustuksen tulevaisuutta pohtineessa webinaarissa oli kaiken kaikkiaan rohkaiseva. Ehkapä sittenkin jo lähitulevaisuudessa mennään normaalimpaan tilaan Jokaisella esiintyjistä oli myöskin jo oma työ- tai vapaa-ajan matka suunniteltuna, kunhan vain se koronalta mahdollistuu.