Vinkit parempaan työntekijäkokemukseen kulujen ja liikematkustuksen hallinnassa
Mitä työntekijäkokemus tarkoittaa? Mitä se tarkoittaa henkilöstöhallinnolle, hr:lle?
Perinteisesti työntekijäkokemuksella on tarkoitettu kilpailukykyisiä palkkoja, tuhteja etupaketteja, työn ja muun elämän tasapainoa sekä ekstraetuja, kuten maksutonta ruokailua, ylimääräistä vapaata tai toimistokoirien sallimista. Kyse on kuitenkin huomattavasti laajemmasta asiasta, erityisesti tämän päivän nopeasti muuttuvassa työympäristössä. Osa ihmisistä tekee töitä kotonaan ja hallinnoi päivittäisiä tekemisiään etänä.
Nyt enemmän kuin koskaan päältä päin pieniltä näyttävät parannukset voivat olla ratkaiseva tekijä työmoraalin ja tuottavuuden nostamisessa. Esimerkiksi työntekijöiden käyttämillä työkaluilla ja teknologialla voi olla merkittävä vaikutus heidän työhönsä. Ajastaan jälkeenjääneet järjestelmät ja tylsät prosessit voivat uuvuttaa työntekijän ja johtaa kokonaisvaltaiseen negatiiviseen työntekijäkokemukseen.
Forrester Consultingin SAP Concurille hiljattain tekemän tutkimuksen mukaan työntekijöiden säännöllisesti käyttämien työkalujen tarkka huomioiminen on kriittinen tekijä työntekijäkokemuksen kannalta. Yli 60 % utkimukseen vastanneista nimesi liikematkustuksen ja kulunhallinnan ohjelmistot sekä ostoreskontran automaatiotyökalut kahdeksi tärkeimmäksi työkaluksi sujuvan työnteon ja käyttökokemuksen kannalta.
Voi kuulostaa irrelevantilta, mutta yllä mainittujen prosessien parantaminen voi vaikuttaa merkittävästi työntekijän jokapäiväiseen tyytyväisyyteen. Kun tehdään töitä hr:n, taloushallinnon, it:n ja yhtiön matkoista vastaavan kanssa, yhteistyö on tärkeää.
Työntekijäkokemukseen voi vaikuttaapositiivisesti seuraavia vinkkejä seuraamalla:
Luovu manuaalisista työtehtävistä. Kustannusraportit ja matkalaskut ovat työläitä ja hankalia täyttää ja nämä tehtävät voidaan automatisoida.
Anna työntekijöille työkaluja, joita he rakastavat. Ihmiset haluavat käyttää töissään samoja helppoja sovelluksia ja laitteita, kuten puhelimia, joita he käyttävät vapaa-ajallaan.
Digitalisoidu – luovu paperista ja toivota pikselit tervetulleeksi. Ihmiset eivät halua olla osa paperikuittisirkusta, vaan skannata kätevästi kuitit puhelimillaan koneoppimista hyödyntäen. Kun sovellukset ovat aidosti samaa kokonaisuutta, tietoja ei tarvitse kertasyöttämisen jälkeen siirtää enää järjestelmästä toiseen. Lisäksi etätyöaikoina työntekijät käyvät huomattavasti harvemmin toimistolla paperikuitteja käsittelemässä.
Huolehdi työntekijöistä tien päällä. Organisaation pitää tietää, missä työntekijä liikkuu ja pitää huoli hänen turvallisuudestaan.
Näillä vinkeillä voi päästä eroon tylsistä rutiinitehtävistä ja kohdata jatkossa erittäin sitoutuneita, tuottavia ja mielellään kulu- ja matkalaskuja tekeviä työntekijöitä – ovat he sitten toimistolla, kotitoimistolla tai työmatkalla maailmalla. Eritoten, kunhan liikematkustus on taas mahdollista laajemmassa mittakaavassa.
Nina Ruokonen
SAP Concur, Pohjoismaat’ – Liiketoiminnan kehityksestä vastaava johtaja