FBTA:n seminaari pohti kokousten ja tapahtumien funktiota yrityksissä
Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n meetings & events eli M&E-toimikunnan tuottama kokoushallinnon seminaari pidettiin perjantaina 12.10.2018 Sokos Hotel Presidentin tiloissa. Kokouspaikassa on juuri saatu päätökseen 2½ vuotta pääosin hotellihuoneissa jatkuneet uudistustyöt. Jonkin verran on tehty kasvojenkohotusta myös Presidentin yleisissä tiloissa.
Aamupäivän mittaiselle seminaaritapahtumalle oli annettu vetoava otsikko Ovatko kokoukset ja tapahtumat yrityksenne musta aukko?
Tilaisuuden avasi FBTA:n toiminnanjohtaja Sari Viljamaa ja tervetulosanat lausui Sokos Hotelsin myyntiryhmän päällikkö Timo Saarinen. FBTA:n M&E-toimikunnan nimissä Mervi Hakala-Rafols (Eckerö Line) muistutti FBTA:n laatimasta ja 2018 päivitetystä Kokousohjeistuksen tiekartta-ohjeistosta, joka on tarkoitettu apuvälineeksi yhtenäisen toimintamallin laatimiseksi organisaation kokous- ja tapahtumahallinnolle. Tiekartta antaa osviittaa mm. meetings managementin taustakartoitukseen, kokousten määrittelemiseen, ostamiseen ja palvelutoimittajien hallintaan sekä prosesseihin ja teknologian hyödyntämiseen. Edelleen maksuliikenteen asiat, raportointi ja analysointi sekä monitahoinen ja keskeinen viestintä ja tiedottaminen on nostettu tiekartan kilometripaaluiksi.
Kustannusten hallinta ja läpinäkyvyys sekä tieto- ja muut turvallisuusaspektit, riskien hallinta ovat yrityksen tai organisaation kannalta keskeistä hyvin hoidetussa kokoushallinnossa.
Suuren organisaation näkökulman oli tullut kertomaan ruotsalainen Bobbi Djordjevic, monikansallisen yli 15 000 työntekijän Dentsply Sirona -yhtiön Global Category Manager.
Strategic Meetings Management (SMM) hakee vastauksia mitä toimintoja, miten ja millaisin välinein toteutetaan. Bobbi Djordjevic korosti SMM:n nousseen yrityksissä vahvasti travel managementin rinnalle, matkahallinnon toiseksi tukijalaksi. Kommunikointi, viestintä on keskeistä ja menetelmät on dokumentoitava, jotta organisaation noudattamaan politiikkaan voidaan aikaansaada standardeja, vakiintuneita käytäntöjä, sanoi Djordjevic ja korosti myös kokoustapahtuman panostusta, kustannuksia suhteessa niistä saatavaan tuottoon tai hyötyyn sekä tämän seikan mittaamista sopivilla mittareilla.
VTT Oy:n manager in-house services Paula Kauppinen esitteli Case VTT:n EMMIn (Event and meeting management). VTT:n 2400 työntekijän vahvuisessa organisaatiossa Paula Kauppinen korosti kohtaamisten kasvavaa merkitystä kaikesta digitaalisuudesta huolimatta. VTT:n maailmanluokan ongelmanratkaisijat tarvitsevat maailmanluokan tukipalvelut, tiivisti Kauppinen EMMIn mission.
Seminaariaamupäivän päätteeksi Annan Junnila, Associate Regional Vice President, Helms Briscoe, valotti aihettaan Tapahtumien tulevaisuuden aallonharjalla. Junnilan mukaan manuaalisen työn määrä vähenee ja lopulta poistuu kokonaan. Jo 2028 erilaiset freelance-työtä tekevät muodostavat työntekijöiden enemmistön. Emme varmasti halua dystopiaa, pelon yhteiskuntaa vaan toivomme sen vastakohtaa, utopiaa ja idylliä, sanoi Junnila. Vallalla olevia ja uusia trendejä ovat erilaiset appsit eli äpit, automatisointi ja myös virtuaaliset tapahtumat, uudet kommunikointialustat. Hologrammipuhelin on jo olemassa, tosin vielä kovin kallis, mutta se on tulossa laajemmin kenties jo piankin, visioi Junnila. (EH)