Kuvassa vasemmalta moderaattori Aleksi Tarvainen (CWT/FBTA TPS-toimikunta), Anne-Marjut Väänänen (FCM Travel Solutions/Arrivon ), Kati Myllyniemi (SAP Concur), Samuli Sakari (Amadeus Finland Oy/Cytric), Nella Muuriaisniemi (Amex GBT/KDS Neo) ja toinen moderaattori Tommi Lassila (SEB Kort,Eurocard/FBTA TPS-toimikunta). Cytricin presentaatiossa esiintyi myös Nina Syrjä (Amadeus Finland Oy).
Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA:n aamupäiväseminaarissa Helsingissä 7.3.2019 tutkailtiin online-varausjärjestelmiä. FBTA:n TPS-toimikunnan koostamalle seminaarille oli vahva tilaus ja se oli saanut nimen Online Hot Seat. Tilaisuus toi paikalle SEB-pankin auditorioon yli 70 aktiivista matkahallinnon toimijaa.
”Tarvetta onlinevarausjärjestelmien koulutukseen on sekä palveluiden ostajilla että myyjillä”, totesi FBTA toiminnanjohtaja Sari Viljamaa avaussanoissaan.
Kuultaviksi ja tentattaviksi oli kutsuttu neljä online itsevarausjärjestelmän toimittajaa: Amadeus Cytric, Arrivon (FCM), SAP Concur ja KDS Neo. Tilaisuuden moderaattoreina toimivat FBTA:n TPS-toimikunnan jäsenet Tommi Lassila (SEB) sekä Aleksi Tarvainen(CWT).
Aamupäiväseminaaria edeltäen FBTA:n TPS-toimikunta oli jo tuottanut kirjallisen online-järjestelmävertailun , jossa arvioitiin kunkin edellä mainitun alustan ominaisuuksia: kohderyhmät, joille varausjärjestelmä on suunnattu, käyttäjäryhmät, maksutavat, joita järjestelmä tukee, yritysten matkustusohjeistuksen ohjaavuuden huomioon ottaminen eri matkatuotteiden osalla, mitä GDS:ää varausjärjestelmä hyödyntää, responsiivisuus eri päätelaitteilla, mobiilivaraaminen, matkan hyväksyntä prosessi yrityksessä, millä markkinoilla ts. missä maissa järjestelmä on tarjoilla, varausjärjestelmän integroitavuus yrityksen IT-infraan, tietoturva-asiat, versiopäivitysten frekvenssi ja mitä on tulossa eli mitä on kehitystyön tiekartalla.
Kaikkia onlinetyökaluja tarjotaan yritysten matkahallintoon auttamaan tekemään asiat tehokkaammin ja älykkäämmillä järjestelmillä yhdistäen liikematkan palvelutuottajat, asiakasyrityksen, matkustajat ja käytännössä myös liikematkatoimistot. Teknologian kehitysvauhtia kuvastaa yli 10 000 kansainvälistä yritystä palvelevan Cytricin käytäntö tuoda uusi versio markkinoille jopa kuuden viikon välein. Tämä sai mm. varausjärjestelmiä kouluttavan oppilaitoksen edustajan haromaan hiuksiaan, mutta aiheuttaa varmasti jatkuvia perehdyttämisen tarpeita myös yrityksissä. Järjestelmät tarjoavat paitsi perinteiset lento- ja hotellivaraukset, myös junat usein ainakin Ruotsissa ja Saksassa, yritysten omat sopimushintakäytännöt ja matkustuspolitiikan soveltamisen, viisumiasiat, jopa taksit, jolloin matka voidaan todella suunnitella kokonaisuutena ovelta ovelle. Tietenkin tämä kaikki täytyy linkittää saumattomasti yrityksen taloushallintoon ja myös raportoida asiaankuuluville tahoille yrityksessä.
Tulevaisuuden visiona väläytettiin tekoälyn (AI) läsnäoloa ja tulemista siten, että kunhan liikematkustajan kalenteriin merkitään tarve olla jossakin tiettynä päivänä, järjestelmä tekee matkanjärjestelyt automaattisesti hänen puolestaan! ”Teknisesti se olisi jo mahdollista”, sanoo Amadeuksen Samuli Sakari. ”Mutta haluammeko päästää irti inhimillisestä kontrollista?”
SAP Concurin KatiMyllyniemi totesi tekoälyä hyödynnettävän jo tehokkaasti taloushallinnon asioissa ja Anne-Marjut Väänänen totesi Arrivon Chatpot SAMin oleva tekoälyn ja inhimillisen toiminnan yhdistelmä, jossa tekoäly jo palvelee mm. lennonvaihtojen asiassa.
Eri järjestelmillä on erilaisia vahvuuksia, joihin yritysten kannattaa perehtyä seikkaperäisesti omista tarpeistaan lähtien, helpoimmin ja asiantuntevasti liikematkatoimiston ammattiväen avustuksella. Online -varaustyyökalujen vertailu on tallennettuna FBTA:n tietopankissa, samoin seminaaripäivän esitykset ovat jäsenten tarkasteltavana.