Suomen, Ruotsin ja Tanskan liikematkojen ostotoiminta tarkastelussa.
Suomen Liikematkayhdistys r.y.:n (Finnish Business Travel Association FBTA) toimeksiannosta Anne Holman toteuttama Travel Management -tutkimus julkaistiin Helsingissä pohjoismaisten liikematkayhdistysten kokouksen yhteydessä 11.06.2001.
Anne Holman tutkimustyön Suomea koskeva osuus on hyväksytty huippurvosanoin Master of Tourism Management -tutkinnon opinnäytteenä Vaasan ruotsinkielisessä kauppakorkeakoulussa (Svenska Handelshögskolan i Vasa).
Tutkimus antaa tuloksenaan koko joukon niin yhtäläisyyksiä kuin erilaisuuksia kolmea Pohjoismaata edustavien paljon matkustavien yritysten liikematkahallinnossa. Tutkimuksessa lähestyttiin 113 maansa liikematkayhdistyksen jäsenyritystä kolmessa maassa.
Travel management (matkahallinto) ei ole vielä löytänyt yhdenmukaista organisatoorista sijaansa yritysten hallinnossa, todetaan tutkimuksessa. Tanskalaisista travel managereista suurin osa työskentelee talousosastoilla, kun he Suomessa ovat usein hallinto-osaston alaisuudessa. Ruotsissa sitä vastoin on yleistä, että travel manager toimii yrityksensä osto-osastolla.
Tutkimuksen mukaan suurten yritysten matkustusbudjetit olisivat 25 % suurempia ilman travel management -osaston aktiivista panosta.
Suurten ja keskisuurten yritysten suhtautumisessa ja panostamisessa travel manager -funktioon on suuria eroja. Toimenkuva ymmärretään tutkimusmaissa yleensä koko lailla yhtenäisellä tavalla, mutta esim. travel managereiden työajan käytössä ja sen painottumisessa eri tehtäviin on suuria eroja. Ruotsalaiset travel managerit käyttävät suomalaisia ja tanskalaisia kollegojaan enemmän aikaa sopimusneuvotteluihin ja yhteydenpitoon palvelutuottajien kanssa. Tanskan travel managerit yhä käyttävät suurimman osan työajastaan matkavarausten tekoon. Suomessa tämän työtehtävän vaatima ajankäyttö on travel managereiden tehtävässä vähentynyt neljänä viime vuotena 28 %:sta 18 %iin. Kaikissa yrityksissä travel manager ei itse osallistu välttämättä lainkaan yksittäisen liikematkan prosessiin.
Toimenkuvaan mielletään matkaprosessin kehittämistyö, matkustuspolitiikka, sopimukset, raportointi, yhteydenpito yrityksen sisäisten sidosryhmien kanssa, tiedottaminen ja kouluttaminen. Toimenkuvassa on myös tehtäviä, jotka liittyvät matkustuksen turvallisuuteen, vakuutuksiin, luottokortteihin, matkalaskuihin, kanta-asiakasetuihin jne.
Suomessa ja Tanskassa suuret yritykset päätyvät tätä nykyä useimmiten management fee -tyyppisiin sopimuksiin palvelevan matkatoimiston kanssa. Ruotsissa yleisin sopimusmalli on transaction fee eli tapahtumaperusteinen veloitus.
Vaikka tietotekniikka on liikematkahallinnon avainasioita, suurin osa varsinaisista matkavarauksista tehdään yhä puhelimitse. Tutkimus toteaa eri varausmenetelmistä käytetyssä terminologiassa kirjavuutta, joka osaltaan saattaa näkyä tutkimustuloksissa. Tutkimuksen tekijä Anne Holma on toiminut useita vuosia liikematkavirkailijana ensin Matkatoimisto Oy Areassa, sitten MatkaKalevassa. 1990-luvun hän toimi Nesteen, sittemmin Fortumin matka-asianhoitajana ennen opintojaan Vaasan Handelshögskolanissa. (EH)